Seiring dengan berkembangnya teknologi digital yang membantu mempermudah semua pekerjaan membuat banyak pelaku usaha menggunakan sistem pembukuan modern.
Hal ini sangat penting dan memberikan pengaruh yang sangat besar bagi peningkatan efisiensi dan produktivitas.
Transisi dari Pembukuan Manual ke Sistem Pembukuan Modern
Pada mulanya banyak sekali perusahaan maupun bidang usaha lain mengandalkan sistem pembukuan manual untuk mencatat keuangannya.
Sayangnya sistem manual ini seringkali menimbulkan banyak sekali kesalahan penghitungan dan sangat tidak efisien.
Sehingga para ahli kemudian mencari banyak cara dan solusi untuk meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi.
Namun sekarang Anda tidak perlu khawatir lagi karena dapat menggunakan sistem pembukuan modern yang lebih praktis seperti AppNow.
Sistem ini berupa perangkat lunak akuntansi berbasis cloud dan aplikasi terintegrasi, sehingga pemilik usaha dapat dengan mudah meningkatkan keakuratan data keuangan yang dimiliki.
Dengan demikian dapat menghindari banyak masalah yang mungkin timbul dari kesalahan yang sering terjadi pada sistem manual.
Keunggulan Sistem Pembukuan Modern
Apabila Anda masih menggunakan sistem pembukuan manual, alangkah baiknya kalau mulai menggunakan sistem pembukuan modern.
Karena akan mendapatkan banyak sekali manfaat dan keuntungan yang akan membuat usaha yang Anda kelola menjadi lebih cepat berkembang.
Beberapa keuntungan yang akan Anda dapatkan jika menggunakan sistem pembukuan modern adalah sebagai berikut:
Aksesibilitas Mudah
Keuntungan pertama memilih menggunakan pembukuan modern ini adalah mudahnya aksesibilitas yang dapat dari mana saja.
Hal ini dikarenakan pembukuan jenis ini menggunakan basis cloud sehingga para pelaku usaha ataupun yang memiliki kewenangan dapat mengakses dengan mudah.
Saat membutuhkan data dalam berbagai situasi dan kondisi maka dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja.
Kelebihan ini selain sangat menguntungkan juga mempermudah pengambilan keputusan bisnis yang tepat dan cepat.
Terintegrasi dengan Proses Pembayaran
Menggunakan sistem pembukuan modern akan mempermudah urusan keuangan yang harus dilakukan di jaman sekarang.
Karena sudah terintegrasi dengan gateway pembayaran, sehingga memungkinkan untuk mengatur transaksi keuangan dan pembayaran pelanggan secara efisien dalam satu platform.
Pelaporan dan Analisis yang Ditingkatkan
Karena memiliki kemampuan yang mumpuni untuk membuat laporan keuangan dan analisis data secara real-time pelaku usaha akan menjadi lebih mudah.
Terutama dalam memahami mengenai kesehatan finansial dan mengambil tindakan proaktif saat diperlukan.
Ketelitian dan Kecepatan
Selanjutnya keunggulan yang tidak kalah penting dari sistem pembukuan modern adalah sistem otomatisasi yang dimilikinya.
Sehingga data transaksi dapat diinput dengan cepat dan akurat, meminimalisir risiko kesalahan manusia yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan dalam catatan keuangan.
Mengatasi Tantangan Implementasi
Selanjutnya adalah mengenai tantangan implementasi yang merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan oleh pelaku usaha.
Hal penting yang harus diperhatikan dengan benar saat menghadapi tantangan implementasi ini adalah sebagai berikut:
Kesadaran dan Pendidikan
Hal pertama adalah kesadaran dan pendidikan dimana pelaku usaha perlu meningkatkan kesadaran mengenai manfaat sistem pembukuan modern.
Selanjutnya setelah memahami maka akan mengedukasi diri mereka sendiri serta tim mereka mengenai penggunaan platform baru.
Kesiapan Organisasi
Kemudian pelaku usaha juga harus menyadari bahwa transisi ke sistem pembukuan modern memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang.
Tujuannya tentu saja agar implementasi berjalan dengan lancar dan memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Keamanan Data
Pelaku usaha juga harus dapat memastikan bahwa sistem yang dipilih tersebut mempunyai tingkat keamanan yang tinggi.
Sehingga Informasi keuangan yang merupakan rahasia penting milik perusahaan terbebas dari dari ancaman keamanan siber.
Studi Kasus pembukuan Modern yang Telah Sukses
Nama Perusahaan: PT. Teknomedia Internusa: Jasa Teknologi Informasi Tahun Didirikan: 2001 Lokasi: Bogor, Indonesia
Pendahuluan
PT. Teknomedia Internusa adalah salah satu perusahaan jasa teknologi informasi yang didirikan pada tahun 2001 oleh Bapak Pascalis Hugo.
Seiring dengan perkembangan usaha yang maju pesat, Hugo menyadari bahwa sistem pembukuan manual yang digunakan saat itu mulai menimbulkan berbagai masalah.
Diantaranya adalah kesalahan penghitungan dan keterlambatan dalam menyajikan informasi keuangan yang sedang dibutuhkan.
Kemudian pada tahun 2022, PT. Teknomedia Internusa memutuskan untuk berani mencoba sistem pembukuan modern agar efisiensi bisnis lebih optimal.
Masalah yang Dihadapi Sebelum Transisi
Sebelum mengadopsi pembukuan modern ini, PT. Teknomedia Internusa menghadapi beberapa tantangan dalam proses pembukuan sebelumnya:
Ketidakakuratan Data
Proses pembukuan dengan input data manual seringkali menyebabkan kesalahan angka yang mempengaruhi akurasi laporan keuangan dan analisis bisnis.
Keterlambatan Pelaporan Keuangan
Kemudian proses manual ini membutuhkan yang cukup lama, sehingga laporan keuangan tidak siap saat dibutuhkan untuk mengambil keputusan strategis.
Kesulitan dalam Pelacakan Piutang dan Utang
Penyusunan utang piutang juga menjadi lebih rumit dan berpotensi besar terhadap hilangnya sejumlah dana yang penting untuk operasional bisnis.
Kurangnya Visibilitas Keuangan
Hugo dan timnya mengalami kesulitan saat membutuhkan gambaran menyeluruh mengenai kesehatan finansial perusahaan secara real-time.
Solusi yang Diterapkan Dengan Sistem Pembukuan Modern
Karena berbagai kendala diatas maka akhirnya Hugo mengimplementasikan sistem pembukuan yang terintegrasi dengan sistem akuntansi cloud.
Beberapa langkah penting yang dilakukan oleh PT. Teknomedia Internusa selama transisi adalah:
Pelatihan dan Pendidikan
Agar dapat memahami dengan baik seluruh fitur baru dari pembukuan modern yang akan digunakan, semua tim keuangan mendapatkan pelatihan yang intensif.
Integrasi Penuh
Kemudian sistem pembukuan yang terdapat pada PT. Teknomedia Internusa diintegrasikan dengan sistem akuntansi cloud dan gateway pembayaran.
Dengan demikian, tim keuangan dapat melacak transaksi keuangan dan mengelola pembayaran pelanggan dengan lebih mudah.
Pemetaan dan Migrasi Data
Pada dasarnya semua data keuangan dari sistem manual harus dipetakan dan dimigrasikan ke dalam sistem baru secara hati-hati.
Tujuannya adalah untuk memastikan keakuratan informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan penting dengan cepat.
Pengaturan Keamanan Data
Pelaku usaha juga harus memastikan bahwa sistem yang digunakan tersebut sudah dilengkapi dengan lapisan keamanan yang kuat.
Dengan demikian seluruh data keuangan sensitif perusahaan yang ada didalamnya terlindungi dengan baik.
Hasil dan Dampak Positif yang Didapatkan Dengan Sistem Pembukuan Modern
Setelah melakukan perubahan dengan mengimplementasikan sistem pembukuan cloud, beberapa perubahan yang dirasakan adalah sebagai berikut:
Efisiensi dan Akurasi
Salah satu hal positif yang dirasakan adalah proses pembukuan menjadi lebih efisien dengan minimnya kesalahan manusia.
Sehingga tim keuangan dapat lebih fokus pada analisis data dibandingkan dengan menghabiskan waktu mengoreksi kesalahan yang terjadi.
Pelaporan Tepat Waktu
Karena keuangan senantiasa tersedia dalam waktu yang cepat, sehingga tim dan Hugo dapat mengambil strategis berdasarkan data yang terbaru.
Pengelolaan Piutang dan Utang yang Lebih Baik
Likuiditas perusahaan juga tetap terjaga dengan baik karena sistem pembukuan modern memudahkan perusahaan melacak piutang dan utang.
Visibilitas Finansial yang Lebih Baik
Analisis yang mendalam untuk mengidentifikasi potensi peluang bisnis dapat dilakukan Hugo dan tim karena mempunyai akses real-time ke informasi keuangan.
Menggunakan sistem pembukuan modern adalah langkah penting bagi pengguna usaha, Anda dapat menghubungi AppNow untuk informasi lebih lanjut.