Aplikasi ERP – Hutang usaha adalah fungsi penting bagi setiap bisnis. Tim bertanggung jawab untuk menyimpan catatan yang akurat, membayar pemasok tepat waktu, dan mencegah pengeluaran yang tidak direncanakan. Namun, jika tim Anda mengandalkan pemrosesan faktur manual untuk melacak dan membayar faktur, mereka harus menghadapi beberapa tantangan seperti pemrosesan yang lambat, faktur yang hilang, atau pembayaran ganda. Masalah-masalah ini muncul karena pemrosesan faktur secara manual tidak efisien dan rawan kesalahan. Meskipun demikian, banyak bisnis yang tetap mengandalkannya. Tapi ada cara yang lebih baik.
Artikel ini akan membahas tantangan pemrosesan faktur secara manual dan bagaimana otomatisasi dengan aplikasi invoicing dapat membantu Anda meringkas alur kerja hutang usaha Anda untuk menghemat waktu dan biaya.
Berbagai Tantangan Pemrosesan Invoice Manual
Setiap tim memiliki tantangan yang harus dihadapi. Ketika hal ini terakumulasi, pekerjaan menjadi sangat menegangkan dan berisiko tinggi. Untuk mengatasi masalah ini dan mencegahnya di masa depan, Anda perlu memahami penyebab dan konsekuensinya terlebih dahulu. Jadi, mari kita tinjau tantangan invoicing manual.
Penundaan pembayaran
Terlepas dari disrupsi digital yang sedang berlangsung, banyak perusahaan di seluruh dunia masih mengandalkan pendekatan tradisional pemrosesan faktur berbasis kertas. Faktur berpindah dari satu departemen ke departemen lain, melalui siklus persetujuan yang panjang yang menyebabkan penundaan pembayaran.
Selain itu, hal ini membebani staf bagian utang usaha Anda dengan stres dan beban kerja yang lebih berat. Anda bahkan mungkin harus membayar denda finansial. Meskipun Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan keterlambatan, seperti meningkatkan koordinasi antar departemen dan memperkirakan pembayaran di masa depan, human error akan selalu terjadi selama faktur ditangani secara manual.
Risiko penipuan
Menurut Association of Certified Fraud Examiners, perusahaan kehilangan 5% pendapatan karena penipuan setiap tahunnya, dengan kerugian rata-rata yang sangat besar. Departemen utang usaha sangat rentan terhadap penipuan. Penipuan internal. Penipuan yang dilakukan di dalam perusahaan lebih sering terjadi daripada yang Anda kira. Kasus-kasus penipuan internal termasuk penggelapan uang tunai, pembayaran palsu, dan manipulasi laporan keuangan.
Baca Juga: 9 Tips Menemukan Aplikasi HRD yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Kesalahan pencocokan
Pencocokan tiga arah adalah praktik umum yang melibatkan pengecekan pesanan pembelian, nota penerimaan barang, dan faktur pemasok sebelum pembayaran disetujui. Tujuan pencocokan tiga arah adalah untuk mendeteksi ketidaksesuaian di antara ketiga dokumen tersebut. Yang Lebih buruk lagi adalah ketika departemen membayar faktur meskipun barang belum tiba. Menyelesaikan kesalahan seperti itu sangat membosankan dan memakan waktu. Sehingga, memanfaatkan aplikasi invoicing adalah upaya terbaik dan paling efektif.
Faktur yang hilang
Faktur kertas dapat dengan mudah hilang dalam perjalanan ke kantor atau dalam tumpukan dokumen. Dan faktur yang hilang tidak dapat dibayar hingga ditemukan kembali. Menemukannya akan memakan waktu dan menyebabkan stres yang besar bagi staf AP. Selain itu, hal ini mempengaruhi arus kas pemasok Anda dan merusak hubungan Anda dengan mereka. Masalah yang sama dapat terjadi pada pesanan pembelian; jika pesanan pembelian hilang atau tidak diterbitkan, akan sulit untuk membuktikan jumlah yang telah disepakati ketika faktur menyebutkan jumlah yang berbeda.
Pembayaran ganda
Pembayaran ganda adalah masalah yang sering terjadi yang sebagian besar disebabkan oleh kesalahan entri data, penyalahgunaan perangkat lunak keuangan, atau faktur yang belum dibayar. Dalam kasus penundaan pembayaran, pemasok mengirimkan faktur kedua karena faktur pertama belum dibayar sehingga tim akhirnya membayar keduanya. Dalam salah satu kasus ini, pemasok dibayar dua kali, dan hal ini menimbulkan gesekan antara kedua belah pihak dan lebih banyak pekerjaan untuk tim. Akar penyebab masalah ini adalah pemrosesan faktur secara manual karena hal ini memungkinkan terjadinya berbagai macam kesalahan.
Tingkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda dengan SistemAplikasi ERP Terbaik di Indonesia! Integrasikan semua fungsi bisnis Anda dalam satu platform yang kuat dan mudah digunakan. Dapatkan solusi lengkap untuk manajemen keuangan, inventaris, sumber daya manusia, dan banyak lagi. Gunakan aplikasi invoicing untuk efisiensi manajemen dalam mengatur serta memantau kinerja guna mengevaluasi keberhasilan untuk bisnis Anda. Ayo hubungi kami sekarang dan lihat bagaimana ERP aplikasi invoicing kami dapat mengubah bisnis Anda!